Agil und modular: So gestalten wir Workshops

 

Warum scheitern Workshops? Meist hat die Moderation versagt oder das Ziel war nicht klar definiert. aa-sec stellt die These auf, dass es manchmal aber ganz besonders eins braucht, um ein gutes Ergebnis zu erzielen: Freiraum für Gestaltung. Und zwar immer dann, wenn wir über komplexe Sachverhalte sprechen.

 

Verantwortung des Moderators

Um in Gemeinschaft kreativ und produktiv Themen voranzutreiben, ist eine gute Vorbereitung der Zusammenkunft wichtig. Die Moderation trägt dabei die prozessuale Verantwortung, für den Inhalt sind die Teilnehmer zuständig. Ziel, Medienmix, ausgefallene Check-Ins und Energizer zur Auflockerung, all dies wird im Voraus bedacht, um während dem Event die Zeit reibungslos und bestmöglich zu nutzen. Am Ende führt die Moderation die Teilnehmer meist durch eine minutiös getaktete Agenda, um Kapazität zu haben, sich auf das Zwischenmenschliche zu konzentrieren. Ein starrer Rahmen kann jedoch den inhaltlichen Flow lenken oder gar schlimmer – blockieren. Die Teilnehmer lehnen sich dann gedanklich zurück und lassen sich lieber berieseln, anstatt das Ergebnis selbst zu gestalten.

Geht es auch anders?

Muss das so sein? Führen uns vorab geplante und aneinandergereihte Methoden immer zum angestrebten Ziel? Oder kann es manchmal auch helfen, das „Wie“ fürs Erste offenzulassen? Und was macht man, wenn es eine Vision gibt, der Weg dorthin aber noch unbekannt ist?

Moderation vs. Facilitation: Was ist der Unterschied?

Wie bei vielen Definitionen gilt: Eine hundertprozentige Abgrenzung der gibt es nicht, zumeist versteht man unter beiden Begriffen die Organisation und Steuerung von Gruppenprozessen. Jedoch unterscheiden sich einige Nuancen signifikant: Die Moderation begleitet zumeist zielgerichtete Diskussionen und verfügt idealerweise über Hintergrundwissen zu dem Thema, um die Kernaussagen auf den Punkt bringen zu können und den Austausch zu fördern. In der Facilitation steht man dem Inhalt möglichst neutral gegenüber und benötigt nicht zwangsweise Hintergrundwissen. Der Fokus liegt auf der Befähigung der Teilnehmer, ihr Ziel zu erreichen (meist unter Zuhilfenahme von Methoden und Hilfsmitteln). Moderation blickt also stark auf das Ziel, Facilitation hingegen auf den Prozess.

In meiner Rolle als Agile Creative bei aa-sec begleite ich Workshops zu ganz unterschiedlichen Themen. Kürzlich wurden wir von einem Kunden angefragt, die Einführung eines neuen Prozesses zu begleiten. Dieser orientierte sich an einem Vorbild aus der Branche, lediglich die Details sollten in dem Remote-Workshop überarbeitet werden.

 

Back to the roots

Recht schnell stellte sich meinen Kolleg*innen und mir die Frage, warum es diesen Prozess benötigt und warum er nicht direkt am vorliegenden Sachverhalt orientiert ist. Nach Rücksprache mit dem Kunden wurde beschlossen, gemeinsam einen Schritt zurückzumachen und das „Warum“ zu hinterfragen.

Damit war völlig unklar, ob wir im nächsten Schritt über die Details sprechen oder der Prozess plötzlich obsolet wird. Eine Agenda für den Tag wurde also hinfällig, viel wichtiger wurden die möglichen Szenarien.

Mit einer leeren Präsentationsfolie sowie mit Vorschlägen, wie wir uns dem Thema nähern, starteten wir dann in den Termin. Als Moderatorin behielt ich den Überblick und streute Ideen ein, wie wir nach jeder Entscheidung weiter handlungsfähig bleiben. Damit fokussierte ich mich ganz auf die methodische Unterstützung und übergab den Teilnehmern die komplette Verantwortung für den Inhalt und den Ablauf des Tages. Mehr Facilitation als Moderation also.

 

Hat es geholfen?

Der Workshop wurde sprichwörtlich in kurze Sprints unterteilt. Nach jedem diskutierten Gedanken orientierten wir uns neu, wie wir uns dem Ziel weiter nähern können, dass da lautete: „Wie treffen wir unsere Entscheidungen transparent und zielorientiert?“ Neben einem griffbereiten Methodenkoffer spielten auch systemische Fragen eine Rolle, um Gedankenblockaden aufzulösen. Am Ende stand fest: Es gibt einen neuen Prozess, dieser ist jedoch wesentlich schlanker und hat das Potenzial intuitiv gelebt zu werden.

Wir verschwendeten somit keine Zeit, über die Details einer Idee zu sprechen, die kein Fundament hat, sondern entwickelten gemeinsam einen neuen Lösungsweg auf dem leeren Papier. Das Energielevel war stets hoch, denn die Verantwortung jedes Einzelnen ist dabei gefragt. Der Kunde ist mit dem Ergebnis zufrieden, denn es trägt zu 100 % seine Handschrift und kann nachvollziehbar mit allen Beteiligten diskutiert werden. Das ist authentisch und schafft Vertrauen.

Wir bei aa-sec wissen: Jedes Anliegen ist individuell. Komplexen Fragestellungen nähern wir uns daher agil und modular anstatt mit einem festen Drehbuch.

Überblick: Diese Komponenten hat unser agiler Workshop

  • Ein gut sortierter Methodenkoffer, um für alle Themen gewappnet zu sein.
  • Einen Rahmen: Ganz ohne Agenda geht es nicht. Sie bietet jedem Teilnehmer Struktur und Orientierung. Check-In und Check-Out sind ein Muss. Alles dazwischen darf fließen.
  • Geplante Timeboxen und den stetigen Blick auf die Uhr: Zeitmanagement gewinnt an Bedeutung, wenn der Ablauf nicht definiert ist. Schließlich will man am Ende der Zeit ebenfalls ein brauchbares Ergebnis haben. Hier ist gute Voraussicht geboten. Nach jedem Workshop-Sprint sollte auch ein Inkrement vorliegen, ein Zwischenstand, mit dem man auch außerhalb des Workshops weiterarbeiten könnte.
  • Ein kleiner Teilnehmerkreis: Die ideale Gruppengröße sind 4-6 Personen. Hier müssen alle zu Wort kommen können, sodass frühzeitig erkannt wird, ob man inhaltlich jemanden verliert.
  • Eine Retrospektive im Nachgang: Jeder Workshop läuft anders ab und wird daher von uns reflektiert.

 

Foto von Blue Bird von Pexels

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